2.3 - Communication adaptée aux différents niveaux de la numérisation

La « Plateforme Forêt & Bois 4.0 » de la Haute école spécialisée bernoise, avec plus de 40 entreprises partenaires, fait avancer la transformation numérique dans huit sous-projets. Le sous-projet 2.3 « Communication adaptée aux différents niveaux de la numérisation » vise à concevoir des processus de communication efficaces pour les projets de numérisation de la branche forêt & bois.

Le groupe de travail s'inspire des principes de la gestion du changement selon Stolzenberg & Heberle. Ceux-ci soulignent l'importance d'une vision claire, d'une communication ciblée, de l'implication de toutes les parties prenantes et de la qualification des collaborateurs. En s'appuyant sur ce modèle (voir illustration), il met en lumière la planification du concept de communication, la mise en œuvre des mesures de correspondance et la participation des parties prenantes concernées.

Accent sur les aspects sociaux

L'objectif de ce sous-projet est de développer une approche spécialement adaptée aux besoins et aux défis des projets de numérisation dans les entreprises du secteur de la forêt et du bois. Au cours du développement du modèle, les entreprises partenaires ont régulièrement souligné la nécessité d'une stratégie de communication bien pensée. Celle-ci doit permettre de répondre aux questions et d'aborder les réactions émotionnelles. Elle doit aborder aussi bien la composante technique que la composante interdisciplinaire : La première comprend la planification et la mise en œuvre méthodiques et analytiques des changements, la seconde les réactions émotionnelles et personnelles à de tels changements. Le modèle de communication met donc un accent particulier sur les aspects sociaux afin de gagner l'acceptation et la participation active de toutes les parties prenantes aux projets de numérisation.

Contenu du modèle

Le groupe de travail constate que le modèle se base sur les principales phases habituelles d'un projet : Initiation, définition, planification, mise en œuvre et conclusion. Au début, une analyse de l'environnement du projet peut permettre de déterminer comment le contenu pourrait être utilisé pour susciter la prise de conscience, la compréhension, l'enthousiasme et le soutien de tous les participants. Pour chaque phase, les objectifs et les médias de correspondance sont adaptés aux besoins de communication. Par exemple, dans la phase d'initialisation, des outils de communication tels que le courrier électronique et l'intranet peuvent être utilisés pour obtenir une compréhension claire des objectifs du projet et susciter l'enthousiasme.

La phase de définition et de planification est utilisée pour des réunions en présentiel ou à distance afin de communiquer les détails du projet et d'ouvrir un espace d'idées. L'implication active de toutes les parties prenantes est indispensable à cet égard. Pendant la réalisation du projet, des mises à jour régulières via des plateformes de gestion de projet (par exemple Trello) et des vidéoconférences permettent à l'équipe de rester informée. Il est important que la communication soit adaptable et réagisse à la dynamique du projet et aux nouvelles connaissances. Une clôture de projet réussie se caractérise avant tout par la reconnaissance et la vérification des objectifs, des résultats et des étapes atteints, ce qui contribuent largement à la durabilité du projet.

Évaluation des moyens et du contenu de la communication

Pour la mise en œuvre des mesures de communication, l'équipe de projet propose de vérifier régulièrement l'impact des médias utilisés. Cela permet de clarifier si les informations sont délivrées à temps et si les principales questions des groupes cibles ont pu être clarifiées. Cela contribue également à lutter contre les rumeurs et un sentiment d'insécurité.

Ensuite, le sous-projet 2.3 « Communication adaptée aux différents niveaux de la numérisation » met l'accent sur l'optimisation du modèle de communication élaboré. Un manuel sera développé pour l'application pratique. L'implication active des entreprises partenaires et l'échange avec elles jouent un rôle central dans ce processus. Des enquêtes et un feed-back direct des autres sous-projets seront également pris en compte pour soutenir le projet.

Texte: Stefan Lobsiger, BFH

Restez informé

Ce rapport est le premier d'une série dans laquelle la « Plateforme Forêt & Bois 4.0 » informe régulièrement sur l'état d'avancement des travaux dans les différents sous-projets. Le prochain rapport suivra en mai 2024 avec une mise à jour du sous-projet « Modules numériques et interfaces systématisés ».

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