2.3 - Stufengerechte Kommunikation Digitalisierung

Die «Plattform Wald & Holz 4.0» der Berner Fachhochschule mit über 40 Partnerunternehmen treibt die digitale Transformation in acht Teilprojekten voran. Das Teilprojekt 2.3 «Stufengerechte Kommunikation Digitalisierung» will die Kommunikationsprozesse in Digitalisierungsprojekten der Wald & Holzbranche effizient und adressatengerecht gestalten.

Die Arbeitsgruppe orientiert sich an den Prinzipien des Change Managements nach Stolzenberg & Heberle. Diese betonen die Bedeutung einer klaren Vision, einer zielgerichteten Kommunikation, der Einbindung aller Stakeholder und der Qualifizierung der Mitarbeitenden. In Anlehnung an dieses Modell (siehe Abbildung) wird die Planung des Kommunikationskonzeptes, die Umsetzung der Kommunikationsmassnahmen und die Beteiligung der betroffenen Stakeholder beleuchtet.

Fokus auf soziale Aspekte

Das Ziel dieses Teilprojektes ist es, eine Vorgehensweise zu entwickeln, die speziell auf die Bedürfnisse und Herausforderungen in Digitalisierungsprojekten in Unternehmen der Wald- und Holzbranche abgestimmt ist. Während der Entwicklung des Modells wurde von den Partnerunternehmen immer wieder die Notwendigkeit einer durchdachten Kommunikationsstrategie betont. Diese soll dazu dienen, Fragen zu beantworten und emotionale Reaktionen aufzugreifen. Dabei soll sowohl die fachliche als auch die überfachliche Komponente angesprochen werden: Erstere umfasst die methodisch-analytische Planung und Umsetzung von Veränderungen, zweitere die emotionalen und persönlichen Reaktionen auf solche Veränderungen. Das Kommunikationsmodell legt daher einen besonderen Fokus auf soziale Aspekte, um Akzeptanz und aktive Beteiligung aller Stakeholder für Digitalisierungsprojekte zu gewinnen.

Inhalte des Modells

Die Arbeitsgruppe hält fest, dass sich das Modell nach den üblichen Hauptphasen eines Projekts richtet: Initiierung, Definition, Planung, Durchführung und Abschluss. Zu Beginn kann eine Analyse des Projektumfelds Aufschluss darüber geben, wie Inhalte eingesetzt werden könnten, um Bewusstsein, Verständnis, Begeisterung und Unterstützung bei allen Beteiligten zu wecken. Für jede Phase werden die Kommunikationsziele und -medien auf den Kommunikationsbedarf abgestimmt. In der Initialisierungsphase können beispielsweise Kommunikationsinstrumente wie E-Mail und Intranet eingesetzt werden, um ein klares Verständnis der Projektziele zu erreichen und Begeisterung zu wecken.

Die Definitions- und Planungsphase wird für persönliche und virtuelle Treffen genutzt, um Projektdetails zu vermitteln und einen Ideenraum zu eröffnen. Dabei ist die aktive Einbindung aller Stakeholder unerlässlich. Während der Projektdurchführung sorgen regelmässige Updates über Projektmanagement-Plattformen (zum Beispiel Trello) und Videokonferenzen dafür, dass das Team stets auf dem Laufenden bleibt. Wichtig ist eine anpassungsfähige Kommunikation, die auf die Projektdynamik und neue Erkenntnisse reagiert. Ein erfolgreicher Projektabschluss zeichnet sich vor allem durch die Anerkennung und Würdigung der erreichten Ziele, Ergebnisse und Meilensteine aus, die wesentlich zur Nachhaltigkeit der Projektergebnisse beitragen.

Beurteilung der Kommunikationsmittel und -inhalte

Für die Umsetzung der Kommunikationsmassnahmen schlägt das Projektteam vor, die Wirkung der eingesetzten Medien regelmässig zu überprüfen. So lässt sich klären, ob die Informationen zum richtigen Zeitpunkt ankommen und ob die wichtigsten Fragen der Zielgruppen geklärt werden konnten. Dies trägt auch dazu bei, Gerüchten und einem Gefühl der Verunsicherung entgegenzuwirken.

Als nächstes steht im Teilprojekt 2.3 «Stufengerechte Kommunikation Digitalisierung» die Optimierung des erarbeiteten Kommunikationsmodells im Vordergrund. Für die praktische Anwendung wird eine Userstory entwickelt. Die aktive Einbindung der Partnerunternehmen und der Austausch mit ihnen spielen dabei eine zentrale Rolle. Zur Unterstützung fliessen auch Befragungen und direktes Feedback aus den anderen Teilprojekten mit ein.

Text: Stefan Lobsiger, BFH

Bleiben Sie informiert

Dieser Bericht ist der zweite einer Reihe, in der die Plattform «Wald & Holz 4.0» regelmässig über den Stand der Arbeiten in den einzelnen Teilprojekten informiert. Der nächste Bericht folgt im Mai 2024 mit einem Update aus dem Teilprojekt «Systematisierte digitale Bausteine und Schnittstellen».

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